Образец приказа о создании комиссии по уничтожению печатей

Выкл. Автор admin

Образец приказа о создании комиссии по уничтожению печатей

Приложение № 2 к приказу

от «___»______201_ г. №____

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов ПАО «Альфа»

1. Общие положения

Настоящий Порядок регламентирует изготовление, учет, хранение, использование и уничтожения печатей и штампов в Обществе.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты производственной и финансово-хозяйственной деятельности, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Общество использует следующие печати и штампы:

•Круглая печать Общества — ставится на документах Общества, подписанных генеральным директором или лицами, обладающими правом подписания соответствующих документов по доверенности.

Представляет собой круглую печать, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и основной государственный регистрационный номер (ОГРН), ИНН.

•Вспомогательная печать — печати для документов, удостоверенных подписью руководителя структурного подразделения Общества и лиц, наделенных правом в соответствии с занимаемой должностью на подписание соответствующих документов. Представляет собой печать круглой формы, содержащие полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и наименование структурного подразделения.

•Печать кассира — ставится на кассовых документах, если это необходимо в соответствии с внутренними регламентами или установлено законодательством. Представляет собой печать круглой формы, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и имеющая название «Касса № 1. Для внутреннего пользования».

Филиалы используют следующие печати и штампы:

•Печать филиала — ставится на документах филиала, подписанных директором филиала или лицами, обладающими правом подписания соответствующих документов по доверенности. Представляет собой печать круглой формы, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения, ОГРН Общества, наименование филиала.

•Вспомогательные печати — печати для документов, удостоверенных подписью руководителей структурных подразделений филиалов и лиц, наделенных правом в соответствии с занимаемой должностью на подписание соответствующих документов: отдел кадров, прорабский пункт, для командировок, ОГМ, ПТО.

•Угловой штамп — используется, если отсутствуют типографские или «электронные бланки» при переписке, выдаче справок.

•Регистрационный штамп — используется для проставления отметки на документе о дате его поступления и указания входящего номера. Он содержит наименование Общества или филиала, поля для указания даты поступления и номера входящего документа.

•Штампы с реквизитами — небольшого размера, с рамкой, которые включают краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

•Маркировочные штампы — «Копия верна», «Депонировано», «Погашено», «Экз. №…», «Инвентарный №….», «Вх. №…, Исх. №…», «Контроль», удостоверительные надписи, другие, то есть те, которые используются для внутренних нужд Общества (маркировки тары, запретительные, проверочные надписи и другое). Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Факсимиле подписей в Обществе не используется.

Круглая печать Общества и печать филиала должны быть в единственном экземпляре.

Все дополнительные экземпляры, а также печати и штампы, в которых нет необходимости у филиала или Общества (печати и штампы ликвидированных структурных подразделений, неактуальные, другие) должны быть переданы секретарю комиссии в АУП в установленном порядке.

Для учета всех печатей и штампов Общества заместитель генерального директора по экономике и финансам ведет «Журнал учета печатей и штампов в ПАО «Альфа» (далее — Журнал) по всем правилам ведения документов строгой отчетности, каждый лист которого нумеруется, Журнал прошнуровывается, скрепляется печатью Общества и подписью генерального директора, хранится в запираемом несгораемом сейфе (шкафу).

Журнал учета печатей Общества и всех его филиалов включается в номенклатуру дел, книг и журналов Общества.

Ежегодно (в сроки проведения ежегодной инвентаризации) заместитель генерального директора по экономике и финансам, проводит проверку их учета, наличия и условий их хранения в Обществе и филиалах, собирает оттиски и делает соответствующую запись в Журнале. По результатам проверки составляется справка-доклад на имя генерального директора. При необходимости председателем комиссии готовится официальное письменное указание директору филиала инициировать изготовление новых или уничтожение старых печатей (штампов).

Журнал имеет вид:

Наименование печати/штампа, инициатор заказа, дата поступления

Наименование подразделения, должность и ФИО получателя

Подпись получателя, дата

Результат ежегодной проверки наличия печатей/штампов: их оттиски и дата проверки

Приказ об уничтожении печати организации образец

  • Изменения реквизитов (частично или полностью);
  • составить акт о ликвидации;
  • на кого возложена ответственность за происходящее;
  • Если подлежащая уничтожению печать относится к числу гербовых, то в большинстве случаев эта процедура происходит в Управлении делами, куда ее необходимо сдать со всеми надлежащими документами. Если же это обычная печать или штамп, то уничтожение такого вида штемпельной продукции может производиться силами собственной организации, либо с помощью сторонней организации, наделенной такими полномочиями.

    Если вы решили уничтожить штамп, воспользовавшись услугами сторонней организации, то вам необходимо будет сдать не только сами штемпельные изделия, но и необходимый комплект документов, который с вас могут потребовать:

    1. Заявление от руководителя организации об уничтожении штемпельного изделия
    2. Копия паспорта руководителя
    3. Копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящим учреждением (для руководителей государственных организаций)

    После того, как назначенная комиссия ликвидировала штемпельные изделия, необходимо составить документ, подтверждающий этот факт. Таким документом является Акт утилизации печати. Он обязательно должен содержать в себе:

  • место и время
  • на основании чего произошло данное действие
  • способ уничтожения (клише из каучука обычно разрезается на мелкие части и сжигается, а из металла спиливается)
  • заключение комиссии о приведении печати в состояние, гарантированно исключающее ее восстановление и дальнейшее использование
  • подписи всех членов комиссии
  • Акт служит основанием для занесения соответствующей записи в Журнал учета штемпельных изделий учреждения, где в определенной графе указывается дата и номер акта утилизации, а также причина, по которой была проведена процедура. Акт хранится вместе с журналом во избежание споров и недоразумений, касающихся оттисков старых штампов.

    Иногда случается так, что может потребоваться такая процедура, как уничтожение печатей и штампов организации или учреждений. Причины могут быть следующие:

  • Износ или повреждения печатей и штампов;
    • каким образом необходимо уничтожить;
    • с какого числа оттиски старого штампа считать недействительными;
    • Если подлежащая уничтожению печать относится к числу гербовых, то в большинстве случаев эта процедура происходит в Управлении делами, куда ее необходимо сдать со всеми надлежащими документами. Если же это обычная печать или штамп, то уничтожение такого вида штемпельной продукции может производиться силами собственной организации, либо с помощью сторонней организации, наделенной такими полномочиями.

    • Копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящим учреждением (для руководителей государственных организаций)
    • Копия паспорта ответственного за уничтожение сотрудника
    • Выписка из ЕГРЮЛ (заверенная у нотариуса копия)
    • Если же вам удобнее уничтожить штамп силами своего учреждения, то порядок действий выглядит приблизительно следующим образом. На основании Приказа об уничтожении печати, руководителем организации создается специальная комиссия, которая обязана физически ликвидировать клише и все составляющие штемпельного изделия, чтобы исключить дальнейшее его восстановление и использование. Далее комиссией составляется акт об уничтожении, который в дальнейшем также утверждается подписью руководителя учреждения.

      Акт утилизации печати организации

    • состав комиссии по утилизации
    • название и образец оттиска утилизированной печати организации
    • заключение комиссии о приведении печати в состояние, гарантированно исключающее ее восстановление и дальнейшее использование
    • подписи всех членов комиссии
    • Безусловно, если по вопросу утилизации/уничтожения печати организации ваш выбор остановится на нашей компании, мы сможем это сделать профессионально, грамотно и быстро, ничего не упустив из виду. Вам останется только получить документы, подтверждающие факт уничтожения вашего старого штемпельного изделия.

      Печати и штампы на предприятии :: Информация, комментарии, практика

      Приказ об уничтожении гербовой печати как оформить? Какова официальная процедура уничтожения печати фирмы?

      Потребность в уничтожении гербовой печати предприятия, также как и любых иных печатей может возникнуть в трех случаях:

      • при перерегистрации, реорганизации или ликвидации организации;
      • при изменении реквизитов организации (формы собственности, наименования) указанных на клише печати;
      • невозможность использования печати из-за наличия дефектов, печать пришла в негодность и ее использование невозможно.
      • Хотя на федеральном уровне вопрос уничтожения не отрегулирован, в каждом отдельном субъекте федерации и муниципальном образовании могут существовать свои местные акты об уничтожении печатей. Когда в Москве существовала Московская регистрационная палата она занималась уничтожением печатей, но МРП ликвидирована на основании Постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП. Некоторые изготовители печатей предоставляют услуги по уничтожению печатей сторонних организаций.

        Порядок для самостоятельного уничтожения печатей и штампов следующий:

        Шаг 1. «Приказ руководителя о назначениии комиссии«

        Шаг 2. «Печати и штампы сдаются для уничтожения в Управление делами»

        Шаг 3. «Составляется Акт с оттисками уничтожаемых печатей и штампов»

        На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (см.Приложение). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

        В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

        Шаг 4. «Сверка уничтожаемых печатей и штампов с Актом»

        Шаг 5. «Отобранные печати и штампы сдаются под охрану»

        Шаг 6. «Уничтожение печатей и штампов в присутствии членов комиссии«

        Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

        К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания(клише опиливаются двумя перекрестными линиями). Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте.

        Шаг 7. «Регистрация Акта об уничтожении печатей и штампов»

        Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

        Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей Книге учета печатей и штампов(Журнале) и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета Главного финансово-экономического управления.

        Шаг 8. «Хранения Акта об уничтожении печатей и штампов»

        Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

        ПРИКАЗ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

        В связи с перерегистрацией ______________ приказываю:

        1. Произвести отбор к уничтожению утративших практическое значение (пришедших в негодность) следующих печатей и штампов:

        2.1 Для обеспечения исполнение требований, установленных в п.1 назначить коммиссию в составе:

        2.2 Председателем комиссии назначить _____________________

        3. Осуществить передачу указанных печатей и штампов, в Управление делами для централизованного их уничтожения и списания с учета в срок до «___» ________ 20___ г.

        4. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на «____» ______ 20___ г.

        5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

        Генеральный директор
        ___________________
        ___________________
        «_____» _________________20____ г.

        Приложение («АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ»)

        АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов

        Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

        Члены комиссии
        __________________ ______________________
        (подпись) (фамилия и инициалы)
        __________________ ______________________
        (подпись) (фамилия и инициалы)

        После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения)
        «____» ___________ 20___ г. в ___ часов ___мин.
        Место уничтожения ______________________________

        Председатель комиссии
        __________________ ______________________
        (подпись) (фамилия и инициалы)

        Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

        __________________________________
        (подпись) (фамилия и инициалы)

        Приказ о списании печатей

        Извините, но этот сайт или его страница сейчас отключены.

        О причинах неработоспособности сайта Вы можете уточнить у администрации – хостинг-провайдер .masterhost, отвечающий за его поддержку, предоставляет управление услугами и доменами их владельцам.

        Здесь можно ознакомиться с актуальными акциями и выгодными предложениями от .masterhost

        Примерная форма приказа о создании комиссии для уничтожения печатей, штампов (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

        Приказ о создании комиссии для уничтожения печатей, штампов

        [ Полное наименование организации ]

        г. [ место издания приказа ]

        [ дата издания приказа ]

        В связи c [ 1) со сменой организационно-правовой формы, наименования, местонахождения организации; 2) ликвидацией организации; 3) приведением печатей/штампов в негодность (изношенность, деформация) ]

        1. Создать комиссию для уничтожения печатей/штампов организации в следующем составе: [должность, Ф. И. О. членов комиссии].

        С приказом ознакомлены:

        [ должность, Ф. И. О., подпись ]

        [ должность руководителя организации, подпись, Ф. И. О. ]

        Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

        Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

        Примерная форма приказа о создании комиссии для уничтожения печатей, штампов

        Разработана: Компания «Гарант», июнь 2010 г.

        Акт об уничтожении печати и штампа

        Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

        Зачем уничтожать печати и штампы

        Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

        На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2019 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

        Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

        Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

      • износ,
      • порча,
      • устаревание,
      • ликвидация или реорганизация фирмы,
      • изменение реквизитов фирмы и т.д.
      • Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

        Порядок проведения процедуры уничтожения

        На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
        Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

      • Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
      • Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
      • На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
      • Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
      • Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

        Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

        Комиссия: состав и цели

        В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
        Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

      • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
      • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
      • специалист кадрового отдела,
      • юрист,
      • секретарь.
      • Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

        Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

        Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

      • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
      • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).
      • Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

        Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
        При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

      • номер, место и дату создания акта,
      • название организации,
      • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
      • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
      • причину уничтожения печати или штампа,
      • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
      • время, место и способ уничтожения.
      • Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

        Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

        Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

        После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

        Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

        Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

        Как и сколько хранить акт

        Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

        Приказ об уничтожении печати организации образец

        Иногда случается так, что может потребоваться такая процедура, как уничтожение печатей и штампов организации или учреждений. Причины могут быть следующие:

      • Ликвидация организации или учреждения;
      • Износ или повреждения печатей и штампов;
      • Что же нужно сделать, а также с чего нужно начать в первую очередь? Вначале руководителю организации необходимо издать Приказ о ликвидации печати учреждения, в котором обязательно указать причину принятия такого решения, далее по пунктам прописываются действия в связи с этим:

      • создать комиссию;
      • с какого числа оттиски нового штампа считать действительными (если происходит замена на новые штампы);
      • Кто может утилизировать штампы

      • Доверенность на работника, ответственного за ликвидацию штампа, от руководителя учреждения
      • Документ об оплате услуги
      • Если же вам удобнее уничтожить штамп силами своего учреждения, то порядок действий выглядит приблизительно следующим образом. На основании Приказа об уничтожении печати, руководителем организации создается специальная комиссия, которая обязана физически ликвидировать клише и все составляющие штемпельного изделия, чтобы исключить дальнейшее его восстановление и использование. Далее комиссией составляется акт об уничтожении, который в дальнейшем также утверждается подписью руководителя учреждения.

      • состав комиссии по утилизации

      Подборка наиболее важных документов по запросу Уничтожение печати (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

      Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Уничтожение печати

      Формы документов: Уничтожение печати

      Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

      Приказ о смене печати организации

      Для того чтобы организация могла поменять печать, одно из первый действий, которые необходимо совершить, – создать соответствующий приказ.

      Почему чаще всего меняется печать

      Прежде чем ответить на вопрос, вынесенный в подзаголовок, скажем о том, что с 2019 года обязательное применение печатей и штампов в текущей деятельности компаний отменено. Таким образом, на сегодняшний день, печать должны иметь только государственные ведомства и некоторые структуры и организации, ими аккредитованные, все остальные используют штемпельные изделия на сугубо добровольной основе.

      Печать выдается на длительный срок, вплоть до того момента, пока фирма не прекратит свою существование или в ней не произойдут какие-либо преобразования, требующие замены клише, а это могут быть самые разные обстоятельства. Наиболее частые: порча, повреждение или преждевременный износ штемпельного изделия, смена наименования или реквизитов (организационно-правового статуса, местонахождения и т.п.) юридического лица, утрата штампа.

      Порядок смены печати

      Для того чтобы поменять печать, нужно следовать определенной процедуре.

      Первым делом необходимо созвать учредителей общества и на общем собрании принять соответствующее решение. Затем на основе этого решения выпустить соответствующий приказ.

      После этого назначенный ответственным за смену штемпельного изделия человек должен отправиться в налоговую инспекцию и передать туда пакет документов. В нем должны присутствовать: свидетельство о регистрации предприятия, копия Устава, заверенное нотариально решение о смене печати, подписанное всеми участниками ООО, а также заявление в свободной форме, где должна быть указана причина, по которой возникла надобность по замене штемпельного изделия.

      Что делать со старой печатью

      Печать, утратившую свою силу, надо уничтожить. При этом факт утилизации должен быть задокументирован в специальном акте. Такие строгости необходимы для того, чтобы в дальнейшем никто не мог воспользоваться старым штампом с целью различных злоупотреблений.

      По какой форме писать приказ

      Любые распорядительные акты, формирующиеся в недрах коммерческих организаций, можно делать в свободном виде – унифицированные формуляры для них не предусмотрены. Единственное, что нужно учесть: чтобы по своему содержанию, структуре и подаче они отвечали нормам деловой документации. Кроме того, если в организации есть свой разработанный шаблон документа, утвержденный в локальных бумагах, то все последующие приказы следует писать по его образцу. Все вышесказанное касается и приказа о смене печати.

      Оформление документа также может быть произвольным: рукописным или печатным. Оба варианта вполне приемлемы, правда, электронный приказ нужно будет обязательно распечатать. Для распечатки подойдет и простой лист бумаги, и бланк с нанесенными на него реквизитами организации и логотипом.

      Приказ пишется в одном оригинальном экземпляре. Если нужны копии (к примеру, для отправки в структурные подразделения компании), готовый бланк надо отксерокопировать и заверить надлежащим образом.

      Кто должен поставить подписи

      Приказы всегда пишутся от имени главного лица предприятия – директора или человека, временно исполняющего его обязанности, значит, первая подпись, которая должна в них стоять – его. Кроме руководителя в любом распоряжении должны расписаться и все прочие указанные в нем работники, в том числе те, на кого возложен контроль за его исполнением.

      Все документы, которые выпускаются внутри предприятий, должны обязательно учитываться. Для этого в компании ведется специальный журнал – в него вписываются данные обо всех сформированных распоряжениях и приказах. Лежит этот журнал обычно у секретаря или другого работника, приближенного к руководству. Сведения, почерпнутые из него в случае надобности могут стать доказательством создания того или иного документа, а также дадут возможность быстро и без особых проблем найти нужный бланк. Информацию о приказе о смене печати также нужно в него включить, обозначив наименование, номер и дату написания распоряжения.

      Порядок и сроки хранения

      Регламент хранения приказов определяется либо локальными нормами предприятия, либо соответствует установкам законодательства.

      В любом случае, после издания приказа о смене печати и ознакомления с ним всех заинтересованных работников, документ нужно подшить в папку, где хранятся другие подобные распоряжения. После того, как его актуальность пропадет, его можно передать в архив организации, где он будет лежать вплоть до утилизации (которая также проводится с соблюдением определенной процедуры действий).

      Образец приказа о смене печати организации

      Если вам понадобилось составить приказ о смене печати, а вы никогда раньше его не делали, прочитайте приведенные здесь рекомендации и посмотрите пример – воспользовавшись им, вы без особых усилий напишете нужное вам распоряжение.

    • Для начала внесите в бланк название компании, затем – наименование приказа, его номер, дату и место выпуска.
    • Далее в документе следует отметить обоснование – в качестве него обычно приводятся обстоятельства, ставшие причиной выпуска распоряжения, затем нужно вставить ссылку на основание: статью закона или внутренний акт фирмы. После этого можно переходить к основной части.
    • Первым делом напишите тут собственно указание о смене печати, затем – дату, с которой надо начать применение нового штампа.
    • После этого впишите организации, которые необходимо оповестить в письменном виде о произошедших изменениях (можно не перечислять в приказе, а сослаться на соответствующее приложение к нему).
    • В заключение нужно назначить лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение данного распоряжения. Если вы считаете нужным, дополните приказ и другой информацией, которая имеет значение в вашем конкретном случае.
    • В бланке также нужно поставить оттиск старой и новой печати.
    • Печати и штампы в организации

      • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
      • Что такое печать и что такое штамп?
        Нормативная база

        С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печатьэто «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

        Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

        На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

      • полное фирменное наименование ООО или АО;
      • место нахождения ООО или АО.
      • Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

        Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

        Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

        Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

        Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

        Печати хозяйственных обществ

        В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

        Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.

        Штампы для разных целей

        Виды печатей в организации

        Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

        К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

        Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

        Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

        Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

        Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

        Учет печатей и штампов

        Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

        Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

        Журнал учета печатей и штампов

        Журнал учета выхода печатей за пределы организации

        Куда и как ставить печать?

        Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

        Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

        Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»

        Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

        Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

        Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

        Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

        Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

        Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.

        Уничтожение печатей и штампов

        Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

        Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

        Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

        Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

      • вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2019 № 3)»
      • там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2019 № 6)».
      • Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

        Образец регламента о печатях и штампах

        В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

        Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

        Читайте так же:  Налог на 195 л.С